WIE DU AUFGABEN UND TERMINE EINFACH STRUKTURIEREN KANNST

Es ist wichtig, Dinge zu erfassen, die du noch tun möchtest, denn dann musst du sie dir nicht ständig merken. Da die Ausführung in wenigen Fällen direkt passieren kann, braucht es für den Weg dahin allerdings ein bisschen Organisation.

Denn sonst passiert Folgendes: Diverse Post-its mischen sich mit magnetisch angepinnten "Ihr nächster Termin"-Zetteln am Kühlschrank, deine Kramschublade hält auch noch diverse To-do-Notizen bereit und auf dem Schreibtisch sieht es nicht anders aus - ganz zu Schweigen von deinen digitalen Notizen.

Wie es vom Einfall, also der konkreten Absicht, eine bestimmte Handlung ausführen zu wollen, dazu kam, dass du den Überblick verloren hast und Chaos entstanden ist - diese Entwicklung und was du tun kannst, um deine Aufgaben und Termine ganz einfach zu strukturieren, möchte ich in diesem Beitrag erörtern.

WIE KOMMT ES ZUM CHAOS?

Die nächste Zahnreinigung, die Geburtstagseinladung, der Termin zum Reifenwechseln, die Rechnung, die noch bezahlt werden muss sowie zahlreiche eigene Notizen mit Dingen, die noch getan werden sollen - immer wieder erwischst du dich dabei, wie du sagst: "Achja, das wollte ich ja auch mal machen."

Ob in Form von Post-its oder digital - schnell sind der Kühlschrank, der Esstisch, die Innenseite der Schranktür, die Arbeitsplatte in der Küche, der Schreibtisch oder die Kramschublade voll davon. Du bist überfordert und hast den Eindruck, nichts so richtig zu schaffen, weil überall offene Aufgaben lauern.

Klar, wir kennen es doch alle: Unterwegs beim Einkaufen oder im Auto haben wir einen Einfall und tippen ihn entweder ins Smartphone ein oder krickeln ihn z. B. auf den Tankbon. Und das ist auch gut so, denn würden wir das nicht tun, wäre es noch anstrengender für unser Gehirn.

Es bleibt allerdings nicht bei einer Notiz, sondern es werden immer mehr und weil so viele Dinge dazukommen, geht der Überblick schnell verloren. Die Idee, dir eine bestimmte Aufgabe oder einen Termin irgendwo an die Wand zu pinnen, damit du daran denkst, ist erst einmal naheliegend. So wirst du immer wieder daran erinnert.

Es fehlt allerdings eine Art Zwischenschritt, der die Verbindung vom Einfall zur Ausführung herstellt und erleichtert. Denn bei all den überall verteilten Notizen ist die Schwelle hin zur Überforderung schnell überschritten. Dann ist es einfach ein Zuviel und dein Gehirn kommt nicht mehr hinterher vor lauter Reizüberflutung.

Denn nichts anderes als das sind die zahllosen Blätter und Post-its, nämlich Reize, die du wahrnehmen, scannen und verarbeiten musst. Und weil du nicht hinterherkommst, kommen mehr neue Aufgaben dazu als alte abgehakt werden.

Und deswegen funktioniert es auch nicht, all diese Notizen in der Wohnung verteilt vor dir zu haben. Hinzu kommt noch, dass du nicht jeden Tag deinen Vorsorgetermin in sechs Monaten zu sehen brauchst. Du lenkst dich dadurch mit etwas ab, das gerade nicht wichtig ist.

EIN NEUES SYSTEM MUSS HER

Feststeht, dass es auf diese Weise nicht funktioniert. Im ersten Schritt braucht es also wieder einen Überblick über alles. Schnapp dir also eine Kiste oder Box. Du sammelst jegliche Notizzettel, Post-its, Terminnotizen und alles weitere, das eine Handlung nach sich zieht, ein und wirfst es in diese Kiste. Jetzt hast du zunächst mal wieder die zugeklebten Flächen frei und alles zentral gesammelt.

Bevor du aber mit der Beseitigung deiner Altlasten beginnen kannst, benötigst du ein neues System, in das du deine bereits vorhandenen sowie neue Notizen direkt einarbeiten kannst, damit sie nicht wieder an deinem Kühlschrank oder an anderen Orten, die nicht dafür vorgesehen sind, landen. Deine neue Struktur soll einfach für dich zu führen sein - sowohl für deine Termine als auch für deine To-dos.

STRUKTUR FÜR TERMINE

Es klingt trivial: etabliere einen Kalender! Wenn du EINEN Kalender nutzt, hast du alle Termine übersichtlich beisammen. Du kannst sofort sehen, wann du schon etwas vorhast, wann du Zeit für etwas hast und musst nicht erst wühlen oder gar jemandem später absagen, weil du dich im wahrsten Sinne des Wortes verzettelt hast.

Wenn du ein Smartphone hast, dann ist dort eine Kalender-App installiert, mit der du arbeiten kannst. Neuen Termin erstellen, Anlass eintippen, Uhrzeit hinzufügen, ggf. Erinnerung anschalten und speichern - zack, fertig!

Vielleicht bist du aber auch eher der analoge Typ. Kein Problem, der klassische Terminplaner tut es genauso. Es gibt viel Auswahl - ob schlicht oder mit Add-ons. Bitte verliere dich nicht darin, sondern treffe eine schnelle Entscheidung für ein Produkt.

Betrachte es als eine Reise, als ein Ausprobieren. Du startest mit einem Planer und wenn du erst mal loslegst, stellst du vielleicht fest, was dir fehlt oder was dir zu viel ist, also greifst du später ggf. zu etwas anderem.

Der Vorteil der digitalen Lösung liegt auf der Hand: du hast deine Termine immer kompakt bei dir. Genauso kann es sich aber auch besser anfühlen, mit Papier und Stift zu arbeiten.

STRUKTUR FÜR AUFGABEN

Wie auch bei den Terminen geht es darum, deine Aufgaben und Vorhaben nicht mehr überall verteilt aufzubewahren, sondern auch diese zu bündeln, um stets den Überblick zu behalten und allem nachkommen zu können.

Auch bei den To-dos kannst du eine analoge oder digitale Lösung wählen. Es kann eine spezielle App sein, aber auch die Notizen-App kann schon völlig ausreichen. Letztlich geht es nicht um eine Verkomplizierung oder Spielerei, sondern darum, dass es ein für dich funktionierendes System ist.

Was allerdings durchaus eine Überlegung wert ist, ist eine Unterteilung deiner Aufgaben in Kategorien. So könntest du bspw. alle Dinge, die du unterwegs erledigen bzw. besorgen kannst, zusammenfassen und alles, was eine Interaktion, also z. B. ein Anruf mit jemandem betrifft usw.

Wenn du also gerade unterwegs oder im Telefoniermodus bist, kannst du auf der entsprechenden Liste sehen, was noch offen ist und es möglicherweise direkt miterledigen. Das kann dir generell dabei helfen, besser den Überblick über deine To-dos zu behalten.

Folgende weitere Kategorien sind möglich: Personen/Kontaktieren (alles, was du mit bestimmten Personen zu besprechen hast), Lesen (alles, was du bei Gelegenheit lesen möchtest), Kaufen (alles, was du online und offline kaufen möchtest), Recherche (alles, über das du mehr herausfinden möchtest), Verkaufen (alles, was du verkaufen möchtest), Aktivitäten (alles, was du planen möchtest), Zurück an (alles, was du anderen zurückgeben musst oder was andere dir zurückgeben müssen).

Auch nach Dauer (alles, was z. B. unter 5 Min. zu erledigen ist) oder Priorität, Wichtig- oder Dringlichkeit könntest du sortieren. Ebenso hilft es, Projekte - also alles, was mehr als einen Handlungsschritt hat - separat mit den einzelnen Zwischenschritten zu notieren.

Übrigens: Notizen, die keine konkrete Handlung umfassen, sondern bspw. Ideen o. ä. sind, gehören nicht auf die To-do-Liste, sondern werden idealerweise gesondert (auf nur einer Liste!) gesammelt.

DAS NEUE SYSTEM NUTZEN

Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, an dem du dich an deine Sammelkiste machst. Wenn du weißt, dass dir das eher schwerfällt, schaffe dir mehrere kleinere Zeitfenster von z. B. 20 Minuten, sodass du in Etappen vorgehen kannst.

Das heißt, du vereinbarst mit dir selbst einen Termin, stellst dir einen Timer und wenn die Zeit rum ist, verabredest du dich neu mit dir selbst, bis die Kiste leer ist. Trage dir den nächsten Termin also immer direkt in den Kalender ein.

Und da ist es egal, ob das morgen ist oder in einer Woche - wichtig ist der konkrete Termin des Weitermachens, sonst ist das Risiko hoch, dass die Kiste in drei Monaten noch unberührt dasteht. Wenn du nach 20 Minuten noch Lust hast, kannst du natürlich einfach weitermachen.

Nimm dir nun einen Zettel nach dem anderen aus der Kiste. Ist es ein Termin, trägst du ihn in deinen Kalender ein. Ist es ein To-do, trägst du es deine Sammelliste für To-dos ein.

Wenn du einen Planer nutzt, kannst du dies z. B. in der aktuellen Wochenübersicht (meist ist so etwas vorhanden) eintragen. So kannst du die Liste für jede Woche neu schreiben, da einige Aufgaben erledigt sein werden, andere wiederum dazukommen.

Ist der jeweilige Termin oder die Aufgabe eingetragen, wirfst du die Zettel direkt in den neben dir bereitgestellten Papiermüll. Das gleiche tust du mit To-dos, die nicht mehr relevant oder Terminen, die bereits vergangen sind. Das gilt auch für deine digitalen Notizen.

Und nach dem gleichen Schema gehst du mit neuen Eintragungen vor. Wenn dir unterwegs etwas einfällt, dass du dir in dein Smartphone tippst, dann überträgst du es entweder bei nächster Gelegenheit oder bspw. einmal die Woche (einen sich wiederholenden Termin in den Kalender eintragen!) in deine neue Struktur.

ZU VIELE AUFGABEN?

Möglicherweise stellst du fest, dass du im wahrsten Sinne des Wortes ziemlich viel auf dem Zettel hast, also eine überwältigende Anzahl an Aufgaben, von der du quasi erschlagen wirst. Das, was dich zuvor bereits subtil überfordert hast, bekommst du nun noch einmal gebündelt präsentiert.

Wie sollst du das alles schaffen? Vielleicht musst du es gar nicht alles schaffen. Denn wie beim Aussortieren von Gegenständen ist es das Ziel, dich von unnötigen Aufgaben zu befreien, deine Zeit und Energie auf das Wesentliche zu richten. Du hast eben nur bestimmte Kapazitäten und kannst nicht alles machen.

Das ist sicher ein großes Problem, denn wir denken, wir müssten dieses und jenes schaffen, "schließlich schaffen andere das ja auch". Die überhöhten und unrealistischen Ansprüche tun uns nicht gut und sorgen für viel vermeidbaren Stress.

Überlege dir also, welche Aufgaben du möglicherweise streichen kannst. Sind sie wirklich essentiell oder ist es nur dein Anspruch? Was kannst du abgeben? Auch Perfektionismus mag eine Rolle spielen. Frag dich, wo du ihn vielleicht etwas loslassen kannst.

Ich finde, wir sollten dem, was wir tun, gerecht werden können. Eine Vielzahl intensiver und tiefer Freundschaften zu führen und zu pflegen, ist sicher eine tolle Vorstellung, doch es ist eine Illusion zu glauben, dass das möglich wäre. Ähnlich verhält es sich mit deinen Vorhaben.

EIN TAG HAT 24 STUNDEN

Wenn ich von einer To-do-Liste gesprochen habe, dann ist das erst mal eine Sammelliste, auf der alles zentral erfasst ist, was an offenen Aufgaben auf dich wartet - ob in Kategorien sortiert oder nicht.

Das ist aber nicht die Liste, mit der du morgens startest und die du am Ende des Tages abgearbeitet hast, so funktioniert das nicht. Das ist die Liste, aus der du dir gezielt Aufgaben rauspicken kannst.

Ich beschäftige mich seit vielen Jahren intensiv damit, wie ich mich selbst strukturieren kann. Ich habe vieles ausprobiert, habe mich auch mal verirrt und "Fehler" gemacht. Auf dieser Reise, auf der ich schon viel gelernt habe, kam mir vor einiger Zeit folgender Satz in den Kopf:

"Eine To-do-Liste ist nicht in erster Linie dazu da, um sie im Akkord abzuarbeiten, sondern um den Kopf zu entlasten."

Wenn wir ein To-do abhaken, setzt das unser Belohnungssystem in Gang, Dopamin wird ausgeschüttet. Und es kann passieren, dass wir immer mehr davon brauchen und uns zu sehr darauf fixieren. Es geht dann nur noch darum, etwas zu erledigen, um wieder einen Punkt unserer Liste abzuhaken. Es besteht das Risiko, die Muße zu verlieren, weil das Effizienzdenken überhand nimmt.

Dein Tag hat möglicherweise fixe Aufgaben wie Lohnarbeit, Care-Arbeit, Hobbies und andere Verpflichtungen und Termine, sodass dir nur eine sehr begrenzte Zeit bleibt, um noch weitere Aufgaben zu erledigen. Akzeptiere diese Begrenzungen. Die Hose zur*m Schneider*in bringen kann 30-60 Minuten dauern, sodass es an manchen Tagen die einzige Aufgabe ist, die du streichen kannst.

Was ich damit sagen will: Eine To-do-Liste soll deinen Kopf entlasten und nicht dafür sorgen, dass du noch gestresster durch den Tag hetzt und am Ende womöglich unglücklich bist, weil du deine hohen Ansprüche nicht erfüllen konntest. Das Leben ist keine To-do-Liste, sondern du darfst es auch genießen.

FAZIT

Ein To-do zu notieren, ist das eine; die tatsächliche Ausführung das andere. Auf dem Weg dahin kann es schnell passieren, dass Chaos und Überforderung entstehen, weil Notizzettel querbeet verteilt sind.

Das Aufschreiben ist schon ein wichtiger Schritt, um den Kopf zu entlasten, dennoch braucht es eine Struktur, die dafür sorgt, dass du immer den Überblick und vor allem die Kontrolle darüber hast, was zu tun ist.

Häufig lassen sich Perfektionismus und hohe Ansprüche nicht mit den verfügbaren Kapazitäten - sowohl auf das Energielevel als auch auf die Zeit bezogen - vereinen, sodass es unmöglich ist, allem angemessen gerecht zu werden.

Was bleibt, sind Stress, ständiges Gehetzt-sein und letztlich Unzufriedenheit, weil nicht das erreicht wurde, was du dir vorgenommen hast. Deswegen ist es wichtig, zu überlegen, was wirklich wichtig und essentiell ist.

Wenn du deine To-dos dann zentral an einem Ort - ob virtuell oder in einem Planer - sammelst, hast du stets den Überblick und kannst gezielt Aufgaben zur Umsetzung auswählen.

Und wenn es um Termine geht, ist es hilfreich, wenn du diese in nur einem Kalender einträgst. Ob To-dos oder Termine - bei beidem ist es wichtig, dass du sie, nachdem sie mit einer Notiz hereinflattern, verarbeitest.

Leg dir dazu bspw. wöchentlich einen Termin in deinem Kalender an, an dem alles, was an losen Notizen herumfliegt (z. B. der nächste Werkstatttermin) in deine Struktur überträgst. Das kannst du natürlich auch immer direkt machen.

Entscheidend ist, dass diese Struktur zu dir passt. Sei also offen dafür, Dinge auszuprobieren. Vielleicht klappt manches nicht oder nicht sofort. Sieh es als Prozess an, denn so wie es aktuell ist bzw. vorher war, kann es ja nicht bleiben.